nota de informare gdpr | Asociatia-Kinetobebe

nota de informare

introducere

incepand cu data de 25 mai 2018, a intrat in vigoare regulamentul nr. 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a directivei 95/46/ce (denumit in continuare „gdpr”), aplicabil in toate statele membre ale uniunii europene. in acest sens, va informam privind conditiile in care realizam prelucrarea datelor cu caracter personal in vederea alinierii la dispozitiile noii reglementari.

luand din considerare urmatoarele:

cerintele regulamentului nr. 679/2016/ gdpr; cerintele de reglementare si obligatiile de asigurare a confidentialitatii informatiilor si datelor cu care operam, va prezentam in continuare elemente despre sistemul nostru de management al securitatii datelor cu caracter personal: ce fel de date cu caracter personal prelucram, modul in care sunt utilizate si catre cine, unde sunt distribuite aceste date, temeiul prelucrarii, durata pastrarii, drepturile persoanelor vizate, politici de securitate si alte cerinte.

care sunt datele despre care vorbim?

datele personale reprezinta orice informatie care poate duce la identificarea unei persoane. deci, in primul rand includ informatii care pot duce la identificarea dumneavoastra, ca de exemplu: numele de familie si prenumele, coduri numerice de identificare precum: codul de identificare fiscala (cif), numarul de inregistrare la registrul comertului, numarul unui buletin adresa si datele de contact, de exemplu numarul de telefon, adresa de e-mail, etc.

procesam aceste date destinate in vederea emiterii facturilor de servicii, colectarea creantelor legate de acestea precum si rezolvarii solicitarilor dumneavoastra in legatura cu activitatea desfasurata de asociatia ”kineto bebe”.

asociatia ”kineto bebe” actualizeaza periodic principiile si masurile tehnice si organizatorice aplicabile securitatii datelor cu caracter personal, aceste principii continand angajamentul nostru de a proteja confidentialitatea, integritatea, disponibilitatea datelor clientilor si partenerilor nostri, online si offline.

confidentialitatea, integritatea, disponibilitatea datelor dumneavoastra personale sunt factori importanti de care tinem seama in cadrul relatiilor cu toate partile interesate. ne angajam sa fim transparenti si deschisi.

aceasta politica privind securitatea datelor cu caracter personal gestionate de catre asociatia ”kineto bebe” explica modul in care primim datele cu caracter personal ce vizeaza persoana dumneavoastra si cum le gestionam din momentul in care le detinem.

cine suntem?

asociatia ”kineto bebe”, cu sediul social in municipiul bucuresti, str. piata garii de nord, nr. 2, bl. d, sc. 3, et. 2, ap. 82, sector 1, avand cod de identificare fiscala 38992887, in calitate de operator de date cu caracter personal in sensul dispozitiilor regulamentului (ue) 2016/679, isi asuma angajamentul de a proteja datele cu caracter personal ale persoanelor vizate si de a se conforma prevederilor legale si de reglementare aplicabile privind protectia acestora.

ce categorii de date cu caracter personal colectam?

colectam urmatoarele categorii de date cu caracter personal ale persoanele vizate: nume si prenume, adresa, date fiscale, cod numeric personal, serie si numar carte de identitate, numarul de telefon mobil, adresa de e-mail ale furnizorilor, contribuabilor, colaboratorilor; in cadrul partenerilor cu care avem colaborari pentru furnizarea de produse si servicii, colectam date cu caracter personal ale reprezentantilor legali, functia detinuta, telefon mobil, adresa de email; nume si prenume, cod numeric personal, numar telefon, adresa e-mail pentru copiii care urmeaza a fi inscrisi in scoala noastra sau sunt deja inscrisi.

cum obtinem datele cu caracter personal despre dvs.?

datele dumneavoastra sunt furnizate catre subscrisa in mod voluntar. in masura in care datele dumneavoastra personale sunt procesate pentru a incheia un angajament, nefurnizarea acelorasi date va face imposibila incheierea si executarea angajamentului.

pentru noi, “date cu caracter personal” inseamna orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila (“persoana vizata”); o persoana fizica identificabila este o persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, in special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un numar de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, propriei sale identitati fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

orice date care nu se incadreaza in aceasta definitie constituie „date fara caracter personal”.

asociatia ”kineto bebe” proceseaza datele cu caracter personal ale clientilor, ale partenerilor nostri comerciali, ale vizitatorilor, ale persoanelor care acceseaza website-ul nostru sau comunica cu noi pe diverse canale de comunicare (email, fax, posta, intalniri, participare la evenimente etc), angajati si colaboratori, minori imsotiti de reprezentant legal, alte persoane fizice.

in cazul personalelor enumerate mai sus, asociatia ”kineto bebe” prelucreaza datele cu caracter personal astfel: – obtinem date cu caracter personal in mod direct de la client, reprezentanti legali/ persoane fizice, in diferite moduri, incluzand urmatoarele modalitati: contact direct in cadrul vizitelor de la sediul asociatiei telefonic, primirea de date pe email / fax, trimiterea de cereri si completarea unor documente necesare furnizarii serviciilor, completarea unor formulare online, vizitarea sediului sau trimiterea de cereri accesare servicii de recperare medicala

– putem obtine date cu caracter personal si din urmatoarele surse: prin participarea la evenimente, expozitii, conferinte, site-uri profesionale si/sau retele sociale,in cazul in care accesati pagina noastra oficiala de facebook sau google, noi vom colecta informatiile privitoare la contul dumneavoastra. aceste categorii de informatii pot cuprinde numele dumneavoastra, adresa de e-mail, alte informatii aditionale despre dumneavoastra.

temeiul legitim al prelucrarii datelor cu caracter personal

va putem procesa datele personale in urmatoarele scopuri, in baza intereselor legitime ale operatorului (articolul 6 (1) din gdpr), respectiv:

pentru a raspunde plangerilor si altor cereri pe care le primim de la dumneavoastra; pentru a analiza calitatea serviciilor noastre, evaluam nivelul dumneavoastra de satisfactie cu privire la modul in care va administram cazul si verificam daca actiunile noastre au fost realizate adecvat; pentru a afla ce preferinte aveti, inclusiv prin profilare, astfel incat sa adaptam modul in care va contactam, ce va putem oferi sau modul in care platiti datoria, pentru a raspunde necesitatilor dumneavoastra.

mai putem sa va procesam datele cu urmatoarele scopuri:

luare unor actiuni inainte de a semna un angajament de plata sau unde este necesar sa onoram sau sa intocmim un contract de servicii pentru dumneavoastra (articolul 6 (1)(b) al gdpr).

in plus, avem obligatia legala de a va procesa datele personale pentru scopuri contabile si fiscale (articolul 6 (1.c) al gdpr) precum si pentru solutionarea reclamatiilor dumneavoastra.

cat timp stocam datele dumneavoastra personale?

perioada in care datele dumneavoastra personale sunt prelucrate de operator depinde de scopul prelucrarii. este de obicei conditionata de:

• termenul relatiilor contractuale – in cazul in care ati incheiat unul; • cerintele stabilite in legislatia interna (de exemplu, obligatia de a pastra documentatia contabila).

in cazul in care v-ati dat acordul pentru prelucrarea datelor dumneavoastra personale, de ex. pentru scopuri de marketing, datele dumneavoastra personale vor fi procesate pana cand va veti retrage acest consimtamant.

in ce scop procesam datele personale?

prelucrare inseamna orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea.

in continuare sunt enumerate cateva situatii:

procesarea datelor pentru receptionarea serviciilor; colectarea datelor prin intermediul formularului de contact, prin e-mail, telefon si/sau fax referitoare la accesarea serviciilor noastre sau solicitarea diverselor informatii; executarea unei operatiuni de plata; prelucrarea oricaror alte solicitari primite direct sau online, inclusiv formularea raspunsurilor la solicitari; incheierea si executarea de contracte; administrarea si intretinerea website-ului; activitati de recrutarea si selectie de candidati calificati, capabili sa ocupe posturile vacante din cadrul institutiei; promovarea unor actiuni si evenimente; pentru analize interne destinate imbunatatirii serviciilor publice; indeplinirea altor obligatiilor legale specifice domeniului de activitate.

catre cine si cand poate transfera asociatia ”kineto bebe datele personale?

atunci cand cerintele de reglementare ne impune acest lucru, ne conformam cerintelor legale ori de cate ori primim cereri legate de dumneavoastra de la autoritati sau in cazul unui proces.

va vom informa atunci cand ni se va cere sa oferim datele dumneavoastra personale in acest mod, cu exceptia cazului in care acest lucru ne este interzis prin lege. atunci cand primim astfel de cereri, difuzam datele personale numai daca suntem convinsi, cu buna credinta, ca legea ne cere sa o facem. nimic din aceasta informare nu vizeaza limitarea mijloacelor legale de aparare sau obiectiile pe care le-ati putea avea fata de solicitarea unui tert de a divulga informatiile dumneavoastra.

atunci cand credem ca este necesar pentru a impiedica prejudicierea dumneavoastra sau a altor persoane.

vom partaja cu dumneavoastra informatii in aceasta maniera numai daca apreciem in mod rezonabil, cu buna credinta, ca este necesar pentru protejarea drepturilor, proprietatii si securitatii dumneavoastra, ale altor colaboratori.

putem sa comunicam date cu caracter personal unor terte parti in scopul imbunatatirii calitatii serviciilor pe care le oferim. acesti terti au, la randul lor, obligatii similare cu ale asociatiei ”kineto bebe in ceea ce priveste protectia datelor cu caracter personal.

unii dintre acestia sunt terte parti care nu intentioneaza sa prelucreze datele, insa pot avea acces la acestea in indeplinirea sarcinilor sau in interactiunile lor cu noi, cum ar fi societati care asigura intretinere tehnica, auditori financiari, juridici sau privind sistemul de management al calitatii, organisme de certificare, autoritati ale statului.

in scopul navigarii pe site-ul web si in scopuri referitoare la utilizarea cookie-urilor, putem transmite datele cu caracter personal catre furnizori de servicii de analiza si de motoare de cautare pentru ca acestia sa furnizeze servicii de intretinere a site-ului nostru web.

transferarea datelor cu caracter personal in afara spatiului economic european (see)

nu transferam date in afara see.

putem transfera date cu caracter personal in see sau in afara see in situatia in care unii dintre partenerii asociatia ”kineto bebe au sediul sau isi desfasoara activitatea in afara see.

efectuam transferuri de date in afara see numai daca sunt oferite suficiente garantii privind securitatea datelor. in situatia in care, in urma analizarii riscurilor, consideram ca prelucrarea este afectata de riscuri mari, vom informa anspdcp privind gasirea unei solutii.

drepturile persoanei vizate

in calitate de persoana vizata, aveti urmatoarele drepturi:

dreptul de a solicita un raport privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale dumneavoastra aflate in posesia asociatiei ”kineto bebe” de a va retrage consimtamantul cu privire la prelucrare, atunci cand prelucrarea are la baza consimtamantul, fara insa a afecta legalitatea activitatilor de prelucrare realizate pana in momentul respectiv; dreptul la portabilitatea datelor, daca prelucrarea are la baza consimtamantul, un contract sau mijloace automate de luare a deciziilor, dreptul de a solicita asociatiei ”kineto bebe” sa furnizeze datele cu caracter personal obtinute direct de la persoana vizata si, daca este posibil, sa transmita acele date direct altui operator; dreptul de a solicita asociatiei ”kineto bebe” sa rectifice oricare date cu caracter personal inexacte sau care nu mai sunt de actualitate; dreptul de a solicita ca datele cu caracter personal sa fie sterse in momentul in care nu mai sunt necesare/ dreptul de a fi uitat; in cazul unui litigiu cu privire la corectitudinea prelucrarii datelor cu caracter personal, dreptul de restrictionare a prelucrarii pana la clarificare sau finalizare litigiu; daca prelucrarea se bazeaza pe interese legitime, dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor cu caracter personal (acolo unde se aplica).

daca doriti sa va exercitati drepturile de mai sus, puteti sa ne trimiteti cererea completata.

prin e-mail la: dpo@kinetobebe.ro prin posta la: mun. bucuresti, sec 2, calea mosilor , nr 158, etaj 6 , camera kinetobebe in persoana, contactand reprezentant nostru: data protection officer (dpo) printr-o programare realizata pe adresa dpo@kinetobebe.ro.

descarcati cererea aici

va este recunoscut dreptul de a va adresa autoritatii nationale pentru protectia datelor cu caracter personal sau justitiei pentru apararea oricaror drepturi garantate de legislatia privind protectia datelor cu caracter personal care v-au fost incalcate.

autoritatea nationala de supraveghere a prelucrarii datelor cu caracter personal, la adresa b-dul g-ral. gheorghe magheru, nr. 28-30, sector 1, bucuresti, romania sau prin e-mail la anspdcp@dataprotection.ro.

perioada de pastrare a datele cu caracter personal

vom stoca datele cu caracter personal necesare furnizarea serviciilor conform obiectului de activitate, pentru a pastra legatura cu persoanele vizate si pentru a ne conforma obligatiilor legale aplicabile.

perioada in care datele dumneavoastra personale sunt prelucrate de operator depinde de scopul prelucrarii. este de obicei conditionata de:

termenul relatiilor contractuale – in cazul in care ati incheiat unul; cerintele stabilite in legislatia interna (de exemplu, obligatia de a pastra documentatia contabila).

vom stoca datele dumneavoastra cu caracter personal doar pe perioada de timp necesara pentru atingerea scopurilor de prelucrare expuse mai sus, cu respectarea in acelasi timp a cerintelor legale in vigoare si a interesului de protejare a drepturilor persoanelor vizate.

de indata ce nu mai avem nevoie de ele, initiem actiuni de distrugere a acestora, cu exceptia cazului in care legislatia ne impune sa le pastram o perioada mai lunga de timp.

odata ce perioada de prelucrare indicata mai sus expira, iar asociatia kineto bebe nu mai are motive legale sau legitime de a prelucra datele dumneavoastra cu caracter personal, se vor aplica masuri care vizeaza stergerea, anonimizarea, arhivarea, distrugerea in conformitate cu procedurile legale aplicabile si cerintele de protejare a intereselor persoanelor vizate.

ce masuri de securitate utilizeaza asociatia ”kineto bebe” pentru protejarea datele dvs. personale?

ne angajam sa protejam datele cu caracter personal de indata ce suntem in posesia lor prin implementarea de masuri tehnice si organizatorice de securitate. in ciuda eforturilor noastre, in cazul in care vom identifica o bresa de securitate, vom lua masurile corective adecvate.

pentru protejarea datelor cu caracter personal, asociatia” kineto bebe” utilizeaza masuri de pseudonimizare si tehnologii de criptare. chiar daca utilizam aceste tehnologii si alte masuri de securitate pentru a proteja informatiile confidentiale si a oferi securitatea corespunzatoare, nu garantam ca informatia este securizata 100% sau ca anumite comunicari care vizeaza datele cu caracter personal nu vor fi intarziate, intrerupte, interceptate sau nu vor prezenta erori. prelucrarea si transmiterea de date cu caracter personal este afectat de riscuri de securitate.

asociatia ”kineto bebe” utilizeaza procedurile de securitate si garantiile pe care le considera adecvate pentru protejarea datelor personale ale persoanelor vizate, elevi, parinti, contribuabili sau alte persoane care le furnizeaza institutiei. scopul nostru este de a preveni accesul neautorizat, de a mentine acuratetea datelor, de a asigura utilizarea adecvata a datelor si de a proteja datele impotriva pierderii confidentialitatii, stergerii, utilizarii gresite sau modificarii informatiilor aflate sub controlul asociatiei ”kineto bebe”.

ce se intampla in cazul in care actualizam prezenta politica privind protectia datelor personale?

s-ar putea sa fie nevoie sa actualizam aceasta politica. actualizarile vor fi publicate pe web site-urile noastre www.asociatia-kinetobebe.ro daca modificarile sunt substantiale, vom anunta actualizarea si prin canalele de comunicare obisnuite.

continuarea utilizarii de catre dumneavoastra a serviciilor oferite de asociatiei ”kineto bebe”, dupa data intrarii in vigoare a acestor actualizari, constituie acceptarea de catre dumneavoastra a acestor modificari.

pentru a va usura efortul de examinare, vom publica versiunea si data de intrare in vigoare in partea inferioara a documentului.

contactati asociatiei ”kineto bebe” daca doriti sa corectati datele dumneavoastra cu caracter personal sau alte informatii, sa modificati modul in care colaboram si sa prelucram aceste date sau daca doriti sa adresati intrebari despre politicile noastre aplicabile securitatii prelucrarii datelor cu caracter personal, va rugam sa ne contactati la datele de contact de mai jos:

asociatia kineto bebe, cu sediul social in municipiul bucuresti, str. piata garii de nord, nr. 2, bl. d, sc. 3, et. 2, ap. 82, sector 1, avand codul de inregistrare fiscala 38992887, e-mail: dpo@kinetobebe.ro